Samtykker i Forandringsfabrikken

1. Innledende bemerkninger

Dette er en beskrivelse av rutinene Forandringsfabrikken har for innhenting av samtykker fra barn i 2022.

I tråd med FFs formål og verdier er vi opptatt av å gjøre arbeidet overfor barn og unge på en trygg og nyttig måte for barn, og ivareta deres rettigheter. Dette gjelder også for innhenting av samtykker. 

FF er opptatt av å gi barn god og forståelig informasjon om hva de kan velge å være med på og hva det innebærer. FF har gode rutiner på å sørge for at barna har samtykket og godkjent bruken av materialet de er med på som blir publisert på for eksempel nettsiden, sosiale medier eller i rapporter. 

Deler av dette med samtykker handler om behandling av personopplysninger som reguleres av GDPR, mens andre deler som ikke gjelder behandling av personopplysninger reguleres av annen lovgivning, for eksempel barnekonvensjonen og barneloven. 

Når det gjelder personopplysninger har FF utviklet gode rutiner for behandling av dette på alle områder i tråd med regelverket. Rutinene er utarbeidet av jurist i FF i samarbeid med fabrikkarbeidere som jobber direkte med å innhente samtykker. Vi har også vært i dialog både med Datatilsynet, NSD og ekstern advokat med kompetanse innen personvern, for å sikre at vår praksis følger regelverket.

Her kan også lese om FFs behandling av personopplysninger.

1.1. FFs vurdering av hvorvidt barn kan samtykke 
FF har etter grundige vurderinger bestemt seg for en praksis der vi i utgangspunktet skiller på barn over og under 16 år når det gjelder samtykke:

  • For barn over 16 år kan de selv samtykke. 
  • For barn under 16 år innhenter vi samtykke fra dem selv og deres omsorgspersoner. 

Barn over 16 år
FFs formål er å løfte kunnskap fra barn og unge om systemene de er en del av, for å bidra til å gjøre systemene mer treffsikre for barn. Målet er at barn og unge opplever skole, barnehage, hjelpetjenester, politi og rettssystem som trygge og nyttige for dem.  

På mange måter handler dette formålet om å formidle barnas stemme. Barn har etter barnekonvensjonen art. 12 og Grl. § 104 første ledd rett til å uttale seg og blir hørt, både som individer og som gruppe. Denne rettigheten er en selvstendig rettighet barn har, som verken omsorgspersoner eller andre voksne kan begrense. FF gir barn en plattform til å uttale seg på gruppenivå, noe FNs barnekomité påpeker at barn har rett til i sine generelle kommentarer (bla. Generell kommentar nr. 14 avsnitt 91).

Retten til å uttale seg og bli hørt kan også ses i sammenheng med barns rett til ytringsfrihet etter BK art. 13. 

Barn har også rett til organisasjonsfrihet etter barnekonvensjonen art. 15. Utgangspunktet etter dette er at barn i stor grad selv bør få anledning til å velge å være med i organisasjoner og andre ideelle forsamlinger. 

Retten til organisasjonsfrihet kan ses i sammenheng med bestemmelsen i barneloven § 32 om at barn over 15 år har rett til å melde seg inn i foreninger selv. Denne bestemmelsen setter en grense for foreldrenes “rett og plikt til å ta avgjerder for barnet i personlege tilhøve” etter bl. § 30. 

Med foreninger i bl. § 32 menes alle “sammenslutning med ideelt (ikke-økonomisk) formål” jf. NOU s. 124. FF er en ideell stiftelse, og faller derfor inn under denne bestemmelsen. I følge Datatilsynet må dette også bety at barn over 15 år må kunne samtykke til deling av personopplysninger for dette formålet (https://www.datatilsynet.no/personvern-pa-ulike-omrader/skole-barn-unge/samtykkje-fra-mindrearige/). Denne bestemmelsen innebærer ikke at omsorgspersoner har full rett til å bestemme over barnet i disse situasjonen før det fyller 15 år. Det må tas en vurdering av barnets alder og modenhet og hva slags forening det er tale om (Rettsdatanote 81 til bl. § 32). 

Barn har nemlig rett til gradvis mer selvbestemmelsesrett frem til fylte 18 år, jf. bl. § 33. Kirsten Sandberg skriver blant annet følgende om dette:

“… at i den grad barnet selv er i stand til å ivareta sine egne interesser på en forsvarlig måte, faller begrunnelsen for omsorgspersoners bestemmelsesrett bort, og barnet bør få bestemme selv.” (Rettsdatanote 83 til bl. § 33 avsnitt 1)

Ifølge NSDs retningslinjer for forskning kan barn og unge samtykke til deltakelse i forskning fra fylte 15 år. Er det snakk om særlige kategorier av personopplysninger, er grensen hevet til 16 år (https://www.nsd.no/personverntjenester/oppslagsverk-for-personvern-i-forskning/samtykke-og-andre-behandlingsgrunnlag/). Ut ifra dette har vi valgt å legge oss på en praksis med 16-års aldersgrense, da vi noen ganger gjennom undersøkelsene kan innhente særlige kategorier av personopplysninger. 

FFs praksis er dermed at barn over 16 år i utgangspunktet kan samtykke selv. Dette gjelder både for å være med som proff, behandling av personopplysninger og delta i undersøkelser. Det er imidlertid noen situasjoner og forhold hvor vi vurderer konkret at det kan være hensiktsmessig å også innhente samtykke og eller/kommunisere med omsorgspersoner. Dette er i så fall kommentert spesifikt nedenfor når vi går gjennom de ulike praksisene for ulike typer samtykker. 

Barn under 16 år
Selv om BK art. 12 og 15, samt bl. §§ 32 og 33 kan tale for at også barn under 16 år kan ha rett til å selv å gi samtykke i noen situasjoner, har vi likevel valgt å innhente samtykke fra omsorgspersoner når barnet er under 16 år. Det er begrunnet i at vi ønsker å ha en lik praksis på alle områdene. Vi opplever også at noen av disse spørsmålene som gjelder barn og samtykke ikke er helt avklart i Norge enda, og vil derfor søke å være på den sikre siden. I tillegg ønsker vi å ha en god dialog med omsorgspersoner så langt som mulig, for å gjøre det trygt for dem og barnet selv. 

Her følger en beskrivelse av FFs praksis for innhenting av samtykker. Det er delt opp i ulike kategorier etter hva det gjelder samtykker til: nye proffer, foredrag/lanseringer, helgesamlinger/overnattinger, sommercamp, filmer, bilder og podkast, og undersøkelser. 

2. FF praksis

2.1. Nye proffer 
Barn og unge som deltar i undersøkelser rundt i landet, får mulighet til å være med videre som aktive proffer. Disse blir fulgt opp av “proffvarmere”. En proffvarmer er en voksen ansatt i FF som jobber med å rekruttere og ivareta proffer, herunder arrangere samlinger i sin region. FF har de siste årene hatt proffvarmere i seks regioner og jobber systematisk for å følge opp proffer så godt vi får det til, knyttet til de aktivitetene proffene deltar på og med de ressursene FF har til dette arbeidet. 

En ny proff får tilbud om en “bli kjent-prat” med proffvarmeren, og informasjon om hva de kan være med på som proff, både nasjonalt og i sin region. 

FF har digitale samtykker, hvor proffen oppgir navn, fødselsdato, telefonnummer, evt. navn på sosiale medier, hvilket system den vil gi råd til og hvor den bor. Avslutningsvis står det informasjon om at FF har ansvar for å ta vare på proffens rettigheter, at det kun er ansatte i FF som har tilgang til personopplysningene, at opplysningene vil slettes når proffen slutter og at samtykke kan trekkes tilbake når den ønsker det. Til slutt må proffen huke av for at den samtykker til at vi kan behandle personopplysningene den har oppgitt i skjemaet. Det er utarbeidet en egen «under 16-versjon» hvor proffen også oppgir kontaktinformasjon til foresatte. De foresatte bekrefter per sms at de godkjenner lagring av personopplysninger og deltagelse på samlinger og treff med FF. Dette lagres på lukket mappe Disk med begrenset tilgang. Det er også opprettet egne mapper per region, hvor kun proffvarmer og ledere i FF har tilgang. Dokumentasjon på samtykker lagres i egen lukket mappe regionvis. 

Proffoversikten (oversikt over hvem som er med som proff i hver region) oppdateres hver høst og vår og ligger i egen passordbeskyttet mappe pr region. Proffer som slutter, tas ut av oversikter og lister, og spørres om de ønsker at FF skal fortsatte å lagre navn og telefonnummer slik at de kan inviteres til jubileumsfeiringer og lignende. De får også tilbud om å legges til i en ALUMNI Proffgruppe per region på Facebook. Deretter slettes personopplysningene. Alle proffer kan få tilbud om attest fra FF om de ønsker det. Oppdatering av lister og samtykker gjøres også fortløpende i hver region når det kommer til nye proffer eller det er en proff som slutter eller ønsker å ha pause. 

2.2. FOREDRAG/LANSERINGER
Å være med på foredrag og lanseringer er en del av det man kan være med på som proff i Forandringsfabrikken. Det kan derfor anses som en del av det et barn over 15 år bør være i stand til å samtykke til selv jf. bl. § 32. 

Å være med på foredrag er ikke i seg selv en handling som omfattes av personvernforordningen, jf. GDPR art. 2 første ledd. Det er derfor bare unntaksvis at dette regelverket vil spille inn, for eksempel ved opptak av et foredrag og lanseringer. I så fall vil FFs retningslinjer for samtykke ved filming gjøre seg gjeldende (se punkt 2.5). 

Proffene som blir spurt med på foredrag og lanseringer har i som hovedregel allerede samtykket til å være med som proff i FF. Når proffer blir spurt om å bli med å holde foredrag eller bidra på lanseringer av nye rapporter, blir det først gitt grundig informasjon om hva dette handlet om, hva det innebærer og hva proffene skal bidra med. 

Videre innhentes skriftlig eller muntlig samtykke fra proffer og omsorgspersoner for de under 16 år til at proffen kan være med på et foredrag eller lansering. I noen tilfeller sier omsorgspersonene at vi ikke trenger å innhente samtykke fra dem for hver gang en proff skal være med på foredrag/lansering, og det avtales da vi ikke sjekker hver gang, og at de sier ifra hvis dette endrer seg.  

2.3. HELGESAMLING/OVERNATTINGER
FF arrangerer helgesamlinger hvor proffene overnatter. Proffer som er med på disse har allerede samtykket til å være med i FF og til behandling av personopplysninger som følge av dette. 

Det blir gitt informasjon til proffene om muligheten til å være med på helgesamling og hva det innebærer, og de får mulighet til å melde seg på. 

Når en proff er med på helgesamling med overnatting blir det snakket med omsorgspersoner til dem under 16 år og innhentet samtykke til at de kan delta på samlingen. Foresatte til proffer under 16 år kan også gi et generelt samtykke til at deres barn deltar på samlinger og treff i regi av FF. Samtykket blir dokumentert og lagret i passordbeskyttet mappe. 

Det blir alltid gitt informasjon til omsorgspersonene om helgesamlingene i forkant. De får også vite hvem de kan kontakte av voksne i FF i forbindelse med samlingen og har mulighet for å kontakte fabrikkarbeidere underveis med tanke på behov for praktisk informasjon, henting og allergier etc. 

2.4. SOMMERCAMP
Hver sommer arrangerer FF Sommercamp for de som er med som proffer. De får tilbud om å være med og kan melde seg på hvis de ønsker det. Proffer som vil delta og omsorgspersoner for dem under 16 år samtykker skriftlig til at de kan delta. 

Når proffene bor på institusjon, blir det innhentet skriftlig samtykke fra institusjonen. 

Alle omsorgspersoner får også skriftlig informasjon om sommercampen og hvem som kan kontaktes hvis de har spørsmål.

2.5. FILMER, BILDER OG PODKAST
FF lager kunnskapsfilmer hvor barn får mulighet til å formidle kunnskap fra barn.  FF tar også bilder av proffer i sammenheng med å formidle kunnskap fra barn. Dette kan være til nettsiden, presentasjoner og sosiale medier. Vi tar også bilder for å dokumentere viktige begivenheter og hendelser, for eksempel møter med politikere, foredrag for fagfolk og proffsamlinger. Siden 2021 har vi også laget podkaster som ledd i kunnskapsformidlingen. 

Før proffer blir filmet, tatt bilde eller lydopptak av, blir det forklart hva formålet med dette er og hva de skal brukes til. Proffene må samtykke skriftlig til at det kan tas opp film, bilde og/eller lyd, og krysse av for hva det kan brukes til (for eksempel nettside, sosiale medier og/eller arrangementer). Samtykkeskjemaene er digitale og signeres med BankID. For de under 16 år må også omsorgspersoner signere skjemaet med sin BankID. Det er da først proffen som fyller ut skjemaet og så godkjenner omsorgspersonen dette.

I skjemaet står det om hvordan FF jobber og hva proffer kan være med på og hvorfor vi bruker filmer, bilder og podkast. Det er også informasjon om at proffen og omsorgsperson for de under 16 år skal få godkjenne før noe brukes. I tillegg står det litt om hvordan FF behandler personopplysningene og at proffene når som helst kan trekke tilbake samtykket. 

Før filming, bilde eller lydopptak, blir proffene også spurt muntlig om de ønsker å være med. 

Før filmen eller bildene blir brukt eller publisert, blir det også innhentet skriftlig godkjenning fra proffen, og omsorgspersoner for barn under 16 år, om at dette kan brukes. De får da se filmen/bildet før de godkjenner, hvis de ønsker dette. 

2.6. UNDERSØKELSER
Samlinger: Barn gir, i grupper eller én og én, råd og erfaringer til systemer.
Samtykke: Før en samling gjennomføres, før bilde/film/lyd tas.
Godkjenning: For å kunne publisere bilde/film/lyd, og i noen tilfeller tekst.

Samtykke til å være med på samling og lagre personopplysninger:
Det gis ut et skriftlig samtykkeskjema som må underskrives av barnet selv dersom det er over 16 år, og av omsorgsperson dersom barnet er under 16 år. I skjemaet står det informasjon om hva undersøkelsen handler om, og hva samlingene vil gå ut på. Her samtykkes det til at barnet kan delta i samlinger, hvor det hentes inn svar til undersøkelsen, og til at FF kan lagre og behandle personopplysninger om dem (f.eks. telefon, e-post og fødselsdato) frem til undersøkelsen avsluttes. I tillegg blir barnet spurt, før og/eller under samling, om det fremdeles samtykker til å delta. 

I undersøkelsene der barn blir rekruttert gjennom skolen og samlingen blir holdt på skolen, blir det ikke delt ut samtykkeskjemaer, fordi FF ikke behandler personopplysninger om elevene. Som skrevet om innledningsvis har barn en selvstendig rett til å uttale seg og bli hørt i saker som gjelder dem etter barnekonvensjonen art.12 og Grl. § 104, og hvordan skolen oppleves er klart et forhold som gjelder alle barn. Skolen og elevene får informasjon om hva undersøkelsen handler om og hva samlingene vil gå ut på. Det er helt frivillig for elevene å være med og svare på spørsmål. 

Samtykke til bilde/film/lyd
Noen av barna som har deltatt på samlinger kan få muligheten til å bli tatt bilde/film/lydopptak av. Da får de et skriftlig samtykkeskjema med informasjon om hva bilde/film/lydopptak skal brukes til, og de ulike alternativene til hva de kan samtykke til at det kan publiseres i (f.eks. rapport, FF sin nettside, arrangementer og sosiale medier). De, og omsorgspersoner hvis barnet er under 16 år, samtykker ved å krysse av for det de ønsker, og signerer. Portretter, mindre gruppebilder og filmer av barn blir sendt til barnet, og til omsorgspersoner hvis barnet er under 16 år, for skriftlig eller muntlig godkjenning før bruk. I hovedsak blir godkjenningen innhentet skriftlig, med noen få unntak hvor det gjøres via telefon. 

Ved lydopptak til bruk i for eksempel podkast, får barna og omsorgspersoner for de under 16 år, informasjon om hva lydopptaket skal brukes til, og at de har lov til å si ifra underveis eller blir spurt rett etter opptaket er tatt – om det er noen deler av materialet de ikke ønsker at skal publiseres. Det gis ikke muligheten til å høre gjennom før det publiseres. 

For skoleundersøkelser er det utviklet et digitalt samtykkeskjema for lydopptak til podkast. Her står det blant annet informasjon om hva opptaket skal brukes til og hvordan samtykke kan trekkes tilbake. Barnet og eventuelt omsorgspersoner for dem under 16 år samtykker ved å krysse av for hvor podkasten kan offentliggjøres (nettside og/eller strømmetjeneste) og signerer med BankID. 

Når elever får muligheten til å bli tatt bilde/film av til skoleundersøkelser, deles det ut egne skriftlige samtykkeskjemaer for dette spesifikt. Dette er fordi ikke alle barn skal bli tatt film/bilde av.