Forandringsfabrikken innhenter og lagrer ikke flere opplysninger enn nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. Personopplysningene vi samler inn, får vi som hovedregel fra deg. 

Forandringsfabrikken har gode rutiner for å ta vare på dine personopplysninger på en sikker måte. Dette gjøres ved at opplysningene er lagret på områder med adgangskontroll hvor vi avgrenser hvem som har tilgang til opplysningene om deg. 

Du har rett til innsyn i de opplysninger Forandringsfabrikken har registrert om deg og kan be om at Forandringsfabrikken oppdaterer, begrenser, arkiverer eller sletter opplysninger om deg. 

4.1. Barn og unge 
Forandringsfabrikken er særlig opptatt av å ta vare på barn og unges rettigheter. Vi har derfor gode rutiner som sikrer at opplysninger vi har om deg, oppbevares på en sikker og trygg måte. 

4.1.1. Deltagere i undersøkelser 
Når du sier ja til å være med i en undersøkelse, trenger vi noen opplysninger fra deg sånn at vi kan kontakte deg. Vi vil alltid spørre om det er greit for deg å være med i undersøkelsen og at vi oppbevarer opplysninger om deg. På den måten samtykker du. Dine kontaktopplysninger lagres på en disk hvor kun de som jobber med undersøkelsen har tilgang. Opplysningene slettes når undersøkelsen er gjennomført og rapporten er ferdig.

Når Forandringsfabrikken gjennomfører undersøkelser, gjøres dette blant annet ved å snakke med deg i intervju. Referatet fra intervjuet blir i utgangspunktet anonymisert umiddelbart, og senest samme dag som intervjuet ble gjennomført. Det betyr at eventuelle personopplysninger i referatene som kan knyttes til deg som person, fjernes.

Behandlingsgrunnlaget for å behandle personopplysninger når vi gjør undersøkelser, er enten personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav a om samtykke eller bokstav e om allmenn interesse. Bokstav a om samtykke betyr at du (og foresatte for deg under 16 år) har sagt ja til at du kan være med i undersøkelsen og gi oss opplysningene. Bokstav e om allmenn interesse betyr at Forandringsfabrikken har lov til å behandle opplysningene etter personvernloven §§ 8 og 9, fordi det er nødvendig for formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning.

4.1.2. Proffer
Når du ønsker å være med som proff, ber vi deg fylle ut et skjema med kontaktopplysninger og hvilke felt du vil være proff på. Du (og dine omsorgspersoner, hvis du er under 16 år) samtykker til at vi kan ha disse opplysningene. Vi samler bare inn nødvendige opplysninger som vi trenger for å kunne kontakte deg og invitere deg med på samlinger, møter, foredrag og lignende. Opplysningene lagres på en disk hvor kun proffvarmerne i din region har tilgang. Behandlingsgrunnlaget for å behandle personopplysninger er personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav a om samtykke. Opplysningene slettes når du ikke er proff lenger. 

4.1.3. Medlemsregister
Når du melder deg inn som medlem i Forandringsfabrikken registrerer vi navn, fødselsdato og telefonnummer i vårt medlemsregister. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav a om samtykke . Vi lagrer disse opplysningene om deg for å kunne gi deg informasjon og tilbud knyttet til medlemskapet. Opplysningene lagres på en disk hvor kun proffvarmerne i din region har tilgang. Opplysningene slettes når du ikke er medlem lenger.

4.1.4. Særlig om bilder, filmer og lydopptak av barn og unge
Forandringsfabrikken inviterer barn og unge med på bilder, film eller lydopptak (eks. podkast). Dette gjøres som ledd i å formidle kunnskapen fra barn og unge. Før vi gjør dette innhenter vi skriftlig samtykke fra barnet og fra omsorgsperson for dem under 16 år. 

Forandringsfabrikken publiserer bilder, filmer og lydopptak med barn på nettsidene våre, i sosiale medier, offentlige strømmetjenester og i rapporter.  FF innhenter skriftlig godkjenning fra barn og unge til bruk av bilder/film og for hvor bildet/filmen kan publiseres. 

Behandlingsgrunnlaget for dette er i utgangspunktet personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav a om samtykke og unntaksvis bokstav f om berettigede interesser. Bilder, filmer og lydopptak slettes når barnet eller omsorgspersonen ber om det. Vi bruker som regel ikke bilder som er over 3 år gamle.

4.1.5. Tidligere proffer 
Når du ikke er proff lenger, spør vi deg om du ønsker at vi beholder din kontaktinformasjon, slik at vi kan invitere deg på jubileum eller samlinger for tidligere proffer.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav a om samtykke. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket og be oss slette din kontaktinformasjon.

4.1.6. Omsorgsperson for barn under 16 år
Når en proff eller en deltaker i en undersøkelse er under 16 år, henter vi også inn samtykke fra omsorgspersoner for å behandle personopplysninger om barnet. FF får da kontaktopplysninger til omsorgspersonen fra barnet.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav b fordi behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i. Opplysningene vil slettes når barnet fyller 16 år eller i henhold til punkt 4.1.1 eller 4.1.2.

4.1.7. Forandringsjuristene
Hvis du har bedt om gratis rettshjelp av Forandringsjuristene i en sak, er det nødvendig at vi får noen opplysninger fra deg slik at vi kan hjelpe deg best mulig. Dette gjelder din kontaktinformasjon, og opplysninger om saken. Opplysninger om saken kan være personopplysninger. Noen ganger innhenter vi også, etter samtykke fra deg, opplysninger fra andre, for eksempel journaler eller lignende.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav b for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse. Videre er det art. 6 nr. 1 bokstav a om samtykke.

I noen tilfeller vil vi motta særlige kategorier av personopplysninger etter personvernforordningen art. 9 nr. 1. Grunnlaget for å få disse opplysningene er uttrykkelig samtykke etter art. 9 nr. 2 bokstav a. Det betyr at du sier at det er greit at vi får disse opplysningene, slik at vi kan hjelpe deg med saken din. Dette gjøres ved at du skriver under på en fullmakt som gir oss lov til dette.

4.2. Jobbsøkere og ansatte

4.2.1. Jobbsøkere
Dersom du søker jobb i Forandringsfabrikken, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir til oss gjennom dokumentene du sender oss, blant annet søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til eventuelle intervju, kan Forandringsfabrikken også gjøre egne undersøkelser, for eksempel å snakke med referanser.

For å vurdere søknad og andre innsendte dokumenter, gjennomføre intervjuer og ringe referanser, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Det går ut på at vi kan behandle personopplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før en avtale inngås.

Hvis vi i tillegg gjør andre undersøkelser, for eksempel ringer noen som har skrevet attest og som ikke er referanse, er behandlingsgrunnlaget artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som gir oss lov til å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigete interessen er å finne rett kandidat til stillingen.

Søknadene slettes senest når ansettelsesprosessen er avsluttet.

4.2.2. Ansatte
Når du er ansatt i Forandringsfabrikken, behandler vi noen personopplysninger om deg. Det er blant annet kontaktopplysninger, opplysninger som trengs for utbetaling av lønn og politiattest. Forandringsfabrikken har rutiner for å slette brukerkontoer, herunder e-post og formatering av PC, når en arbeidstaker slutter.  

Behandlingsgrunnlaget for å ha kontaktopplysninger, opplysninger som trengs for utbetaling av lønn og politiattest er artikkel 6 første ledd bokstav b, om at det er nødvendig for å oppfylle en avtale og artikkel 6 nr. 1 bokstav c om at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse.

Opplysninger som vi er pliktige til å oppbevare etter bokføringsloven, lagres i 5 år, som er kravet etter loven.

4.3. Annet 

4.3.1. E-post 
Vi bruker e-post i mye av vårt arbeid. FF har egne e-postkontoer til ansatte, som kun brukes så lenge en ansatt jobber i FF. 

Vi ber om at du ikke sender særlige kategorier personopplysninger ukryptert per e-post. Dette er for eksempel personopplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religion, eller helseopplysninger.

4.3.2. Avtale om foredrag
Dersom du har bedt om foredrag eller lignende for din virksomhet, lagrer vi din kontaktinformasjon i inneværende og påfølgende år. Formålet er å planlegge og administrere foredrag, holde oversikt og følge opp gjennomførte foredrag og utarbeide anonym statistikk for rapportering og intern prioritering og planlegging.  

Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å administrere, holde oversikt over og følge opp foredrag og utarbeide statistikk.

4.3.3. Påmelding til arrangementer
Ved påmelding til et arrangement vil vi be om opplysninger om navn, kontaktinformasjon og arbeidssted. Formålet med opplysningene er å gi informasjon til deltakerne, administrere og tilrettelegge arrangementer, utarbeide deltakerlister, oppfølging av deltakere i ettertid og til anonym statistikk til rapportering. 

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. De berettigede interessene er å gjennomføre arrangementer på en god måte.

4.3.4. Samarbeidspartnere
Vi behandler kontaktopplysninger til våre samarbeidspartnere. Formålet er å kunne avtale møter, arrangementer og formidle kunnskap.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. De berettigede interessene er å kunne ha kontakt med våre samarbeidspartnere.